Tentang Proses Perencanaan (Planning Proses)

Definisi Perencanaan

Perencanaan adalah sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa. Perencanaan yang baik, maka mempertimbangkan :

1. Kondisi mendatang
2. Kegiatan yang akan dilaksanakan
3. sekarang rencana dibuat

Kebutuhan perencanaan berada pada semua tingkatan organisasi :

1. Manajemen puncak, perencanaan jangka panjang dan strategi-strategi organisasi
2. Manajemen bawah, perencanaan jangka pendek dan pada kelompok kerja/unit.

Aspek Penting dalam perencanaan :

1. Pembuat Keputusan
2. Proses Pengembangan
3. Penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan masalah

Jenis Rencana :

Organisasi menggunakan dua rencana utama :

1. rencana strategis
2. rencana operasional

Tahap Dasar Perencanaan:

1. menetapkan keadaan saat ini
2. merumuskan keadaan saat ini
3. mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan
4. mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.

Proses Perencanaan

Proses perencanaan atau planning adalah bagian dari daur kegiatan manajemen yang terutama berhubungan dengan pengambilan keputusan (Decision making) untuk masa depan, baik jangka panjang maupun jangka pendek, sehubungan dengan pokok pertanyaan : apa, siapa, bagaimana, kapan, dimana, dan berapa, baik sehubungan dengan lembaga yang di manajemeni maupun usaha-usahanya.

Proses perencanaan dapat dilaksanakan menyeluruh, misalnya dalam perencanaan korporat, perencanaan strategis atau perencanaan jangka panjang.Bisa juga dilakukan perdivisi atau unit bisnis strategik menjadi rencana divisi atau anak perusahaan tertentu di dalam suatu korporasi yang lebih besar. Bisa juga dilakukan perfungsi baik dalam korporasi di dalam divisi maupun unit bisnis individual, misalnya rencana fungsi pemasaran, rencana fungsi keuangan, rencana fungsi produksi dan distribusi dan rencana fungsi personalia. Bagaimanapun lingkup perencanaan yang dilakukan, pokok pertanyaan yang dipikirkan sama saja : apa, siapa, bagaimana, kapan, dimana dan berapa. Perbedaannya menyangkut metode yang digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan itu.

Karakter atau Pendekatan Dasar Proses Perencanaanproses perencanaan

• Dari atas ke bawah (Top-down) : pendekatan ini mendesak bagian bawah bekerja sesuai kemauan atasan di dalam perencanaan tanpa mempedulikan situasi nyata bagian bawah. Waktu perencanaan bisa sangat pendek, tetapi ada banyak hal yangterlewatkan karena sempitnya forum informasi dan komunikasi. Biasanya menimbulkan kepatuhan yang terpaksa namun untuk sementara waktu efektif.
• Dari bawah ke atas (bottom-up) : pendekatan ini merupakan upaya melibatkan semua pihak sejak awal, sehingga setiap keputusan yang diambil dalamperencanaan adalah keputusan mereka bersama dan mendorong keterlibatan dan komitmen sepenuhnya untuk melaksanakannya. Kelemahannya memerlukan banyak waktu dan tenaga untuk perencanaan. Diperlukan pengembangan budaya perusahaan yang sesuai.

Unsur-unsurProses Perencanaan

Beberapa unsur dibawah ini terdapat dalam proses perencanaan manapun, kendati lingkup dan metodenya berbeda. Bisa luas, bisa kecil, bisa kompleks, bisa sederhana. Walau demikian baik jika dikenali dengan lebih jelas yaitu :

• Audit Situasi, dilaksanakan dengan memeriksa data prestasi beberapa masa yang lalu. Prinsipnya adalah untuk mendapatkan informasi pengenalan diri sendiri saat ini disini dengan segala dimensinya : apa, siapa, mengapa, untuk apa, dimana, bagaimana dan berapa? Mendaftar berbagai aspek kekuatan (strengths) dan kelemahan (weaknesses) internal yang diketahui. Selanjutnya teknik forecasting secara statistik biasanya digunakan untuk melihat ekstapolasi kecenderungan data ke masa depan dalam situasi konstan seperti pada masa lalu. Tetapi situasi tidak akan tetap sama karena adanya perubahan. Perubahan-perubahan masa depan diantisipasi dengan berbagai teknik riset masa depan.
• Riset Masa Depan, adalah usaha untuk memperkirakan situasi lingkungan eksternal masa depan yang akan dihadapi. Tujuan riset masa depan adalah mengenali dan mempertimbangkan dampak dari kecenderungan perkembangan faktor-faktor dalam ekonomi makro, bidang industri atau jasa, politik, perubahan sosial, teknologi, budaya dan gaya hidup masyarakat, keamanan dan lain sebagainya, apakah positif ataukah negatif. Juga diperkirakan situasi persaingan, apa yang akan dikerjakan pemain dan pesaing lama? Berapa banyak pemain dan pesaing baru akan terjun di lapangan (pasar)? Dampak positif berarti peluang (opportunities) bagi pengembagan karya yang perlu ditangkap dan dimanfaatkan. Dampak negative berarti ancaman (threats), hambatan atau kendala bagi kemajuan, maka perlu diatasi.
• Asumsi-asumsi, Gabungan audit situasi (internal) dan riset masa depan (eksternal) yang dipadukan dengan melakukan metode Analisis SWOT menghasilkan asumsi-asumsi atau pengandaian situasi atas berbagai faktor variabel. Data basis yang diperoleh di sini seolah-olah siap memberi penjelasan pada setiap pertanyaan: mengapa.
• Policy atau kebijakan, Perumusan policy atau kebijakan dasar dimaksudkan sebagai garis pedoman mengenai apa yang boleh dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan, sasaran, target. Ini memberi warna dasar pada semua rencana usaha, misalnya orientasi pada kepuasan konsumen yang harus dipertimbangkan di dalam semua rencana strategi dan taktis.
• Rencana Strategis, Garis besar ketentuan mengenai bidang-bidang utama mengenai pengembangan bisnis dan organisasi, pembaruan dan pengembangan produk, strategi persaingan dan pemasaran, strategi keuangan, strategi investasi prasarana dan sarana, strategi produksi dan strategi sumber daya manusia.
• Keunggulan Strategis, Perencanaan yang dengan jelas merumuskan hal-hal berikut dikatakan sudah mempunyai potensi keunggulan strategis: Visi, Strategi, Taktik, Implementasi, dan Operasi.

Pemikiran strategis haruslah merupakan suatu daur berkesinambungan. Daur itu dimulai dengan pembentukan visi organisasi, berlanjut dengan penentuan strategi (yaitu tujuan dan garis besar usaha untuk mewujudkannya) yang menentukan bagaimana visi digunakan untuk membimbing semua usaha dan karya organisi, kemudian dijabarkan menjadi pelbagai taktik yang tepat dalam mengaplikasikan strategi, mengarah pada langkah-langkah implementasi taktik serta tindakan operasional yang harus dilaksanakan dari hari ke hari dalam organisasi. Tak ada tangga yang boleh dilewatkan di dalam pemikiran dan perumusan semua itu di dalam daur perencanaan yang berkesinambungan.

Komitmen Pada Rencana

Edward Deming terutama mengajarkan "Constancy of purpose" atau kesetiaan pada maksud dan tujuan yang hendak dicapai, serta "continuous improvement" artinya perbaikan berkesinambungan atas berbagai proses kerja Ahli yang lain menegaskan keterlibatan, konsistensi, sikap konsekuen.

• Peninjauan Ulang Rencana-rencana, Situasi bisa menyebabkan perubahan bahkan pembongkaran rencana dan memutar daur proses perencanaan berikutnya. Untuk itu diperlukan kepekaan pada situasi dan dampaknya (sensibilitas) dengan selalu mengadakan audit situasi dalam kurun tertentu (kuartal atau semester) dan fleksibilitas dalam arti kesediaan untuk berubah di setiap jajaran.